माइन्युट कसरी लेख्ने

माइन्युट (निर्णय पुस्तिकामा लेखिने बैठकको निर्णय) बैठकमा को उपस्थित थिए, के प्रस्ताव आयो र के निर्णय भयो भन्ने लिखित अभिलेख हो। अंग्रेजीमा यसलाई minutes of meeting भनिन्छ।

समिति, क्लब, सहकारी, विद्यालय व्यवस्थापन समिति, टोल सुधार समिति वा कम्पनी — जहाँ बैठक बस्छ, निर्णय त्यहीँ लेखिन्छ। पछि बैंक, वडा कार्यालय वा अडिटले माग्ने भनेको यही माइन्युटको प्रतिलिपि हो।

1. 1शीर्षक — संस्थाको नाम र ठेगाना, बैठक संख्या (जस्तै "बैठक संख्या १२")।
2. 2सुरुको वाक्य — मिति, समय, स्थान र अध्यक्ष: "आज मिति २०८३/०६/२५ गते दिउँसो २:०० बजे समितिको कार्यालयमा अध्यक्ष श्री … को अध्यक्षतामा कार्यसमितिको बैठक बसी तपसिलका सदस्यहरूको उपस्थितिमा निम्न प्रस्तावमाथि छलफल गरी निम्नानुसार निर्णय गरियो।"
3. 3उपस्थिति — क्रमसंख्या, नाम थर, पद र दस्तखत; आमन्त्रित भए छुट्टै।
4. 4प्रस्तावहरू — छलफलका विषय क्रमैसँग: "प्रस्ताव नं. १: … सम्बन्धमा।"
5. 5निर्णयहरू — हरेक प्रस्तावको निर्णय उही क्रममा, स्पष्ट भाषामा: "निर्णय नं. १: … गर्ने निर्णय गरियो।" कसले, कहिलेसम्म गर्ने भन्ने पनि खुलाउनुहोस्।
6. 6फरक मत — कसैको असहमति भए उसको नाम र छोटो व्यहोरा।
7. 7समापन र सही — "अध्यक्षज्यूले धन्यवाद दिँदै बैठक समापन गर्नुभयो।" त्यसपछि उपस्थित सबैको, सचिवको र अध्यक्षको सही।

संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयको गाउँ/नगर कार्यपालिकाको बैठक संचालन सम्बन्धी नमूना कार्यविधि, २०७४ स्थानीय तहका लागि लेखिएको हो, तर यसले राम्रो माइन्युटका आधारभूत नियम राम्ररी देखाउँछ:

• उपस्थित प्रत्येक सदस्यले उपस्थिति पुस्तिकामा आफ्नो नाम र बुझिने गरी दस्तखत गर्नुपर्छ।
• निर्णय सामान्यतया सर्वसम्मतिमा हुन्छ; मत विभाजन भए बहुमत सदस्यको निर्णय बैठकको निर्णय मानिन्छ।
• निर्णय निर्णय पुस्तिकामा अभिलेख गरी उपस्थित सदस्यलाई सही गराइन्छ — कार्यपालिकामा कार्यकारी अधिकृतले, वडा समितिमा वडा सचिवले।
• निर्णयमा चित्त नबुझ्ने सदस्यले निर्णय पुस्तिकामा छोटकरीमा आफ्नो फरक मत लेखाउन सक्छ।
• बैठकको सूचना कम्तीमा तीन दिनअघि मिति, समय र स्थानसहित, र कार्यसूची २४ घण्टाअघि पठाइन्छ।

सडक, खानेपानी वा भवन जस्ता आयोजनाका लागि आम भेलाबाट उपभोक्ता समिति बनाउँदा माइन्युटमा केही कुरा थप चाहिन्छ। उदाहरणका लागि लुम्बिनी प्रदेशको उपभोक्ता समिति गठन कार्यविधि, २०७८ अनुसार:

• आम भेलाको सूचना कम्तीमा सात दिनअघि सार्वजनिक रूपमा दिनुपर्छ।
• समिति ७ देखि ११ सदस्यीय हुन्छ, र वडा प्रतिनिधि वा कार्यालयको प्रतिनिधिको रोहवरमा गठन हुन्छ — माइन्युटमा रोहवर बस्नेको सही चाहिन्छ।
• कम्तीमा ३३ प्रतिशत महिला, र अध्यक्ष, सचिव र कोषाध्यक्षमध्ये कम्तीमा एक जना महिला।
• सदस्य सम्भव भएसम्म सर्वसम्मतिले, नभए बहुमतले छानिन्छन्।

• निर्णय पुस्तिकामा बीचमा खाली लाइन नछोड्नुहोस् — पछि थप्न मिल्ने ठाउँ हुन्छ।
• गल्ती भए एउटै धर्काले काटेर अध्यक्षको सही लगाउनुहोस्; केरमेट र टिपेक्स नगर्नुहोस्।
• लेख्नुअघि मस्यौदा बैठकमै पढेर सुनाउनुहोस् र सहमति लिनुहोस्।
• "छलफल भयो" मात्र होइन, के निर्णय भयो, कसले र कहिलेसम्म गर्ने भन्ने लेख्नुहोस्।
• बैंक वा कार्यालयलाई दिने प्रतिलिपिमा अध्यक्ष र सचिवको सही र संस्थाको छाप लगाउनुहोस्।

परम्परागत शैलीमा सबै कुरा अनुच्छेदमा लेखिन्छ — "आज मिति … बैठक बसी … निर्णय गरियो"। आधुनिक शैलीमा उपस्थिति, प्रस्ताव र निर्णय छुट्टाछुट्टै शीर्षकमुनि क्रमसंख्या दिएर लेखिन्छ, जुन पढ्न र पछि खोज्न सजिलो हुन्छ। माथिको नमुना आधुनिक शैलीमा छ; दुवै मान्य छन्, संस्थाले जुन चलाएको छ त्यही राख्नुहोस्।